Microsoft Planner, Trello und Asana im Vergleich

Planner scheint die Lösung für Leute zu sein, denen Microsoft Project zu komplex und Excel nicht komplex genug ist. Viele haben sich Tools wie Trello und Asana zugewandt, um eine einfache Lösung für die Projektzusammenarbeit und Organisation zu nutzen. Wie steht Microsoft Planner aber im Vergleich zu diesen visuell ansprechenden Projektmanagement-Apps dar? Im folgenden Artikel besprechen wir die Arbeitsweisen und Unterschiede von Microsoft Planner vs Trello vs Asana.

Wie schlagen sich die Tools im Vergleich?

Wir betrachten einige der Kernelemente, Funktionalitäten und die Nutzererfahrung bei Microsoft Planner, Trello und Asana, um die folgenden Fragen zu beantworten:

• Registrierung: Wie einfach kann man sich bei der Software registrieren und wie viel kostet es?
• Dashboards: Wie sieht das Projekt-Dashboard aus und wie funktioniert es?
• Projekte aufsetzen: Wie einfach werden Projekte in Microsoft Planner vs Trello und Asana aufgesetzt?
• Aufgaben: Wie sieht das Aufgabenmanagement in diesen Apps für die Projektzusammenarbeit aus?
• Fälligkeitsdaten: Wie werden Deadlines in einem Kalender festgelegt und die einzelnen Schritte eines Projekts verfolgt?
• Zusammenarbeit: Welche Funktionen stehen für Unterhaltungen, Filesharing und Benachrichtigungen zur Verfügung?

Registrierung

Registrierung bei Microsoft Planner

Um auf Planner zuzugreifen, benötigst du ein Office 365-Konto (mehr Infos weiter unten). Wenn du eins hast, klick einfach auf der Office 365-Startseite oben links in die Ecke und wähle dann den Button für Microsoft Planner aus.

Planner ist Teil der Office 365-Suite, sodass du dich nicht auf der Website eines Drittanbieters anmelden musst, um auf deine Projekte zuzugreifen. Die Kehrseite ist hierbei jedoch, dass du dich in einem geschlossenen System befindest. Möchtest du Teammitglieder hinzufügen (und das solltest du, schließlich handelt es sich hier um ein Tool für die Zusammenarbeit), müssen auch sie über ein Office 365-Konto verfügen. Sie erhalten über Outlook eine Einladung, an „Plänen“ mitzuwirken, zu denen du sie hinzugefügt hast.

Registrierung bei Trello

Bei Trello benötigst du kein Abonnement, um auf die App zuzugreifen. Du registrierst dich einfach über Google oder mit deiner E-Mail-Adresse für ein kostenloses Konto. Die Gratisversion von Trello ist besonders für kleine Unternehmen interessant, für größere Firmen eignet sich wahrscheinlich ein kostenpflichtiges Konto eher.

Trello bietet zwei verschiedene Preiskategorien (beide in USD) an: Die Business Class kostet 9,99 USD pro Benutzer und Monat für bis zu 100 Nutzer. Enterprise kostet 20,83 USD pro Nutzer und Monat und ist für Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern gedacht. Jede Option verfügt über Integrationsmöglichkeiten in andere Tools, Dateianhänge bis zu einer Größe von 250 MB, Sicherheitskontrollen und Premium-Support.

Mitglieder können per Einladung über ein Trello-Board hinzugefügt werden, auch wenn sie kein Trello-Konto haben.

Registrierung bei Asana

Teams mit bis zu 15 Personen nutzen Asana kostenlos. In dieser Option können unbegrenzt Aufgaben und Projekte angelegt und Unterhaltungen geführt werden. Die Premium-Version kostet 9,25 EUR pro Nutzer und Monat und enthält Features wie unbegrenzte Dashboards und Adminfunktionen. Zudem gibt es noch die Versionen Business und Enterprise für größere Unternehmen.

Sowohl Trello als auch Asana können in verschiedene andere Apps integriert werden und beide verfügen über öffentliche APIs. Microsoft Planner ist außerhalb der Office-Suite nicht nativ integrierbar, aber mithilfe der Office 365 API kann die Projektmanagementlösung mit anderen Apps synchronisiert werden.

Dashboards

Microsoft Planner-Dashboard

Das Design von Microsoft Planner ist schlicht und minimalistisch und fügt sich somit gut in jedes Unternehmen ein. Das Tool ist ideal für alle, die sich eine Lösung wünschen, die ihre Aufgaben erfüllt, und kein schickes Design oder coole Features benötigen.

Mit dem Dashboard hast du eine Übersicht über deine favorisierten Pläne und den Status von Aufgaben.

Trello-Dashboard

Das Dashboard von Trello bietet einen kurzen Überblick über deine Boards, wobei deine Favoriten oben angezeigt werden. Eine Übersicht über die Aufgaben ist leider nur in zahlungspflichtigen Konten enthalten.

Asana-Dashboard

Ähnlich wie bei Microsoft Planner hast du im Dashboard von Asana einen grundlegenden Überblick über deine gesamten Projekte sowie den Status von Aufgaben.

Projekte einrichten

Projekte in Microsoft Planner erstellen

Um in Microsoft Planner ein neues Projekt anzulegen, erstellst du einen „Plan“ und gibst ihm einen Projekttitel, z. B. „Content-Kalender“.

Du kannst eine E-Mail-Adresse für den Plan erstellen, die mit Konversations-Threads in Outlook verknüpft ist (dazu später mehr), den Plan öffentlich oder privat schalten und eine Beschreibung hinzufügen. Weiterhin kannst du Teammitglieder hinzufügen, indem du ihre Symbole per Drag & Drop in den Plan ziehst.

„Pläne“ ist praktisch eine Pinnwand und agiert als das übergeordnete Projekt, an dem du arbeitest. Angeheftet an die Pläne sind To-Do-Listen oder „Buckets“, wie sie in Microsoft Planner genannt werden.

Projekte in Trello erstellen

Auch Trello arbeitet mit „Boards“ und sie werden ziemlich genau so erstellt wie in Microsoft Planner. Der Unterschied ist hier, dass du keine Beschreibung eingeben und keine E-Mail-Adresse erstellen kannst. Teammitglieder werden dem Board hinzugefügt, indem du ihre Namen eingibst und ihnen eine E-Mail sendest.

Projekte in Asana erstellen

„Projekte“ werden in Asana supereinfach erstellt: Klick im Dashboard-Menü neben „Projekte“ einfach auf „+“. Auch hier werden Teammitglieder hinzugefügt, indem du ihre Namen eingibst und ihnen eine E-Mail sendest. Weiterhin kannst du festlegen, ob das Projekt für ein Team gedacht ist oder privat gehalten werden soll.

Genau wie bei „Plänen“ und „Boards“ nimmt „Projekte“ die Funktion einer Pinnwand ein, an der du deine „Listen“ anheftest.

Aufgaben

Aufgaben in Microsoft Planner

In allen drei Apps werden Aufgaben genutzt, um bei Projekten in die Tiefe zu gehen.

In Microsoft Planner erstellst du Aufgaben, heftest sie an Buckets an und weist sie Personen zu. Der Status der Aufgaben wird als „In Bearbeitung“, „Verspätet“ oder „Abgeschlossen“ angezeigt. Sehr praktisch ist die Möglichkeit, das Symbol eines Mitarbeiters per Drag & Drop in eine Aufgabe zu verschieben und sie ihm so zuzuweisen.

Aufgaben in Trello

Trello arbeitet mit „Karten“. In jeder Karte kannst du einer Aufgabe mehrere Personen zuweisen und einen Projektleiter ernennen (in Microsoft Planner ist nur eine Person zulässig). Trello hat auch einen Bot herausgebracht, der dich automatisch beim Aufräumen und Organisieren deines Boards unterstützt. Weitere Informationen zu diesem Feature findest du hier.

Aufgaben in Asana

Auch die Aufgaben von Asana verfügen über tolle Features. Du kannst Teammitgliedern und natürlich dir selbst Aufgaben zuweisen, aber darüber hinaus können Aufgaben mithilfe von Tags zu einer Gruppe zusammengefügt werden. Nachdem du einer Person eine Aufgabe zugewiesen hast, kann eine Checkliste hinzugefügt werden. Oder du erstellst eine Unteraufgabe und weist sie mehreren Personen zu. Aufgaben sind auch als vollständig oder unvollständig markierbar.

In allen drei Tools für das Projektmanagement lassen sich Notizen, Links, Dateien und farbliche Tags hinzufügen und Checklisten erstellen. Aufgaben in Asana können auch in verschiedene Listen verschoben und To-Do-Listen von Karten kopiert werden. Gerade Letzteres ist ein großer Vorteil bei sich wiederholenden Aufgaben.

Ein weiteres interessantes Feature ist das Zusammenschließen von doppelten Aufgaben, wobei Tags, Herzen und Follower zu der ausgewählten Aufgabe verschoben werden.

Fälligkeitsdaten

In allen der Tools ist das Festlegen von Fälligkeitsdaten möglich, wobei Aufgaben in Microsoft Planner und Asana auch als abgeschlossen markiert werden können. Die Aufgaben werden archiviert, indem sie nach ihrem Abschluss versteckt werden. Wenn du ein Kästchen markierst, sind sie wieder sichtbar.

In Planner und Trello wird angezeigt, wie viele Aufgaben aus der Checkliste, der Aufgabe oder von der Karte bereits abgeschlossen wurden.

Fälligkeitsdaten in Microsoft Planner

Planner geht noch einen Schritt weiter als Trello, indem eine Vorschau der Aufgaben auf dem Deckblatt angezeigt werden kann. Wenn du in der Checkliste das Kästchen „Als Vorschau festlegen“ markierst, wird dir auf dem Planungs-Board im Aufgabenbereich diese Checkliste angezeigt. In diesem Fall kannst du Aufgaben als vollständig markieren, ohne die Aufgabenkarte zu öffnen.

Fälligkeitsdaten in Trello

Power-Ups helfen dir, Trello an deinen Bedarf anzupassen. So können Karten beispielsweise „altern“, nachdem sie ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben. Mithilfe des Kalender-Power-Ups wird dir eine Übersicht aller Aufgaben angezeigt, die noch nicht abgeschlossen sind.

Wenn sie nicht länger relevant sind, kannst du das Fälligkeitsdatum entfernen oder bearbeiten. Abgeschlossene Aufgaben können auch archiviert werden.

Fälligkeitsdaten in Asana

Asana zeigt im Projektboard neben einer Aufgabe eine Übersicht der Fälligkeitsdaten an. Dieselbe Übersicht siehst du auch auf der Aufgabenkarte selbst.

Im Kalender wird ein Überblick aller Deadlines gegeben.

Fortschrittsübersicht

Fortschrittsübersicht in Microsoft Planner

Microsoft Planner bietet zwei Optionen zur Ansicht einer Fortschrittsübersicht. Im „Planner-Hub“ erhältst du von deinen favorisierten Plänen eine Übersicht aus der Vogelperspektive, in der der Aufgabenstatus in einem farblichen Donut-Diagramm dargestellt wird. Gelb steht für noch nicht gestartete Aufgaben, Rot für überfällige Aufgaben, Blau für aktuelle und Grün für abgeschlossene Aufgaben.

Eine Übersicht über alle eigenen Aufgaben sortiert nach Plan erhält man, indem man auf den Plan und dann auf „Diagramme“ klickt. Dort werden nun das Donut- und ein Balkendiagramm für jedes Teammitglied angezeigt.

Als Vorteil von Microsoft Planner lässt sich erwähnen, dass der Fortschritt bei den einzelnen Aufgaben schnell zu sehen ist, genau wie wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde. Auch überfällige Aufgaben lassen sich gut im Auge behalten. Sollten ähnliche Aufgaben häufiger nicht rechtzeitig abgeschlossen werden, kann man neu beurteilen, ob sie anders umgesetzt oder einer neuen Person zugeteilt werden sollen.

Weiterhin sieht man, wie viele Aufgaben den einzelnen Teammitgliedern zugeteilt sind, und kann so eine ausgeglichene Arbeitslast sicherstellen.

Fortschrittsübersicht in Trello

In Trello erhält man die Übersicht über sämtliche Aufgaben nur in den kostenpflichtigen Versionen, in denen „Power-Ups“ aktiviert werden müssen. Bei der kostenlosen Version muss man auf die einzelnen Projekte klicken und sie individuell anzeigen, um den Status zu erhalten. Das einzig verfügbare Update ist eine fortlaufende Liste, die rechts im Board im Aktivitätsbereich angezeigt wird.

Fortschrittsübersicht in Asana

Eine Fortschrittsübersicht für alle Projekte im Dashboard kann in Asana schnell angezeigt werden. Dieselbe Information steht auch in jedem Projekt unter der Registerkarte „Fortschritt“ zur Verfügung. Man kann einen Updatestatus einrichten und eine Erinnerung, dass der Status beispielsweise jeden Freitag aktualisiert werden soll. Weiterhin können Updates so festgelegt werden, dass andere Teammitglieder automatisch benachrichtigt werden.

Unterhaltungen, Filesharing und Benachrichtigungen

Zusammenarbeit in Microsoft Planner

Microsoft Planner verfügt über ein Dropdownmenü für Benachrichtigungen, das einen über Änderungen in den Plänen informiert.

Weiterhin ist es nativ in die Office 365-Suite integriert, sodass man auch Benachrichtigungen zu eigenen Plänen über Outlook erhält. Wenn du beispielsweise einem Plan hinzugefügt wurdest, wird automatisch eine Benachrichtigung an dein Outlook-Konto versendet.

Außerdem kannst du über Outlook an Unterhaltungen zu Plänen teilnehmen, an denen du arbeitest. Mitglieder können Aufgaben hinzufügen, darauf reagieren, Links, Dateien oder Bilder hinzufügen oder einfach eine Aufgabe oder einen Plan „liken“.

Zusammenarbeit in Trello

In Trello kannst du Karten kommentieren und so eine Unterhaltung über Aufgaben führen. Rechts im Board gibt es auch einen Aktivitätsbereich, in dem alle Änderungen an einer Karte sowie neue Kommentare aufgeführt werden.

Sowohl in Asana als auch in Trello sind Benachrichtigungen per E-Mail und mobile Lösungen möglich. Um diese beiden Apps jedoch in ihrem vollen Umfang zu nutzen, solltest du integrierte Lösungen verwenden. Trello und Asana können beide in andere Kommunikations-Apps wie Slack integriert werden, sodass Benachrichtigungen dorthin gesendet werden.

Über den Slack-Chat ist sogar die Verwaltung von Trello-Boards und Asana-Projekten möglich. Einige Features sind hierbei das Hinzufügen von neuen Karten/Teammitgliedern/Boards, das Zuweisen von Aufgaben, das Festlegen von Fälligkeitsdaten und das Kommentieren auf Karten.

Trello verfügt auch über Integrationen mit  Dropbox und Google Drive, während Asana mit Box und Google Drive integriert werden kann, sodass Dateien leicht gespeichert und geteilt werden können.

Zusammenarbeit in Asana

Genau wie Planner verfügt auch Asana über eine Funktion für Unterhaltungen. Du kannst dort direkt auf dem Desktop Nachrichten eingeben oder von deiner E-Mail-Adresse Nachrichten an die projektbezogene E-Mail-Adresse senden, die Asana der Unterhaltung zuteilt.

Fazit: Trello vs Asana vs Microsoft Planner

Asana, Trello und Microsoft Planner verfügen alle über eine intuitive Benutzeroberfläche. Wenn du mit Webanwendungen vertraut bist, eignest du dir die Tools schnell an, was für die Benutzerfreundlichkeit spricht.

Das Design von Microsoft Planner spricht tendenziell Minimalisten und sogenannte „Power-User“ von Office 365 an. Microsoft Planner hat im Vergleich zu Trello den Vorteil, dass du auf einen Blick eine Übersicht über mehrere Projekte erhältst, wobei auch noch nicht abgeschlossene Aufgaben angezeigt werden. Das Tool eignet sich in den Punkten Unterhaltungen und Filesharing hervorragend für die Zusammenarbeit.

Es bringt jedoch keine revolutionären Neuerungen mit sich und wenn man Office 365 nicht bereits nutzt oder ohnehin erwirbt, gibt es keine Vorteile über die tiefgehende Integration hinaus. Im Gegenteil, solltest du Office 365 nicht nutzen, kannst du dieses Tool mit keiner anderen Lösung integrieren. Die Stärken von Asana und Trello zeigen sich in der nativen Integration und den öffentlichen APIs, mit deren Hilfe du die Lösungen flexibel an den Bedarf deines Unternehmens anpassen kannst.